Priorizar también significa renunciar conscientemente

No todo puede ser lo primero

Por la mañana abres la lista de tareas y todas parecen urgentes. Si no comparas las consecuencias, puedes acabar dedicando el día entero a la última persona que se ha puesto en contacto contigo. Pero las prioridades no se deciden según el volumen de las notificaciones. Hay que decidir qué es lo más importante y qué puede esperar.

Para cada tarea importante, fíjate en tres aspectos: las consecuencias de no hacerla, el plazo real y si otras personas dependen del resultado. La tarea más importante no tiene por qué ser la que parece más urgente. Por ejemplo, una breve confirmación para un compañero puede desbloquear su trabajo, mientras que tu propio análisis, más extenso, puede esperar un poco.

Elige un resultado principal para el día y una cantidad razonable de tareas adicionales. No planifiques cada minuto, porque los imprevistos son habituales. Si surge una nueva petición, pregunta: «Si esto pasa a ser prioritario, ¿qué tarea dejamos para más adelante?».

Una prioridad no es inamovible. Ante un problema urgente de un cliente, puede ser razonable cambiar el orden. Pero necesitas saber qué se va a posponer. Si simplemente añades otra tarea sin modificar el plan original, estás asumiendo un compromiso oculto.

Algunas obligaciones son necesarias aunque no produzcan un resultado llamativo: las comprobaciones de seguridad, el mantenimiento o la atención a las personas. También hay que tenerlas en cuenta al decidir.

Para ponerlo en práctica: Mañana, elige el resultado principal del día y señala conscientemente dos cosas que pueden esperar. Si surge algo urgente, revisa el plan entero, no solo el final de la jornada.