Un acuerdo que pueda cumplirse en la práctica

¿Quién hará qué y qué ocurrirá si surge un obstáculo?

Después de hablar, concluís: «Nos comunicaremos mejor». Ambos estáis de acuerdo, pero una semana después vuelve a surgir el mismo problema. Uno esperaba una llamada si había cambios y el otro creía que bastaba con añadir una nota al documento. Un acuerdo general no define cómo actuar. Necesitáis concretar qué conducta acordáis, quién se encargará y cuándo debe llevarse a cabo.

Si cambian las instrucciones, el acuerdo podría ser: «Peter anotará el cambio en el documento compartido. Lucia confirmará antes del siguiente día laborable cómo afecta al plazo. Peter no comunicará al cliente una nueva fecha hasta que se la hayan confirmado». Este procedimiento separa el registro del cambio, la valoración de la capacidad y el compromiso con el cliente. Cada persona tiene una responsabilidad clara.

Añade qué hacer si surge un obstáculo y cómo comprobar el acuerdo. ¿Qué ocurre si Lucia no está disponible o se necesita una respuesta antes? Acordad quién la sustituirá o quién tiene autoridad para decidir. No confíes en la expectativa tácita de que alguien se dará cuenta. Cuando vuelva a cambiar el encargo, comprueba si el procedimiento ha proporcionado la información necesaria y evitado esperas innecesarias.

Al final, cada parte debe explicar con sus propias palabras qué se ha acordado. En el trabajo, es útil redactar un breve resumen conjunto. Si no hay acuerdo, señala qué queda pendiente y cómo se procederá. El silencio, el cansancio o dar por terminada una reunión no confirman por sí solos que alguien haya aceptado un compromiso. El acuerdo debe respetar tanto las competencias como la capacidad real de las personas.